（柳职院字〔2017〕16号）

为加强学校各类会议的组织与管理，做好统筹和协调工作，确保会议质量和效率，使会议的管理进一步科学化、规范化，根据上级有关规定，结合我校实际，特制定本办法。

一、会议安排的原则

会议安排遵循精简高效、急缓有序和力求节约的原则进行。

1会议召开应确有必要，主题鲜明，准备充分，注重实效；

2.能合并召开的会议，要合并召开；

3.能以文件、电话、网络平台形式部署工作的，不召开会议；

4.可通过到各部门、二级学院(部)现场解决的问题，不召开会议；

5.部门职责范围内或分管校领导权限内可以决定的事项，不召开会议；

6.尽可能缩短会议时间，合理安排与会人员；

7.除上级要求和突发事件外，原则上每周的周五不召开学校层面的综合性和各种业务工作会议。

二、会议类型及负责部门

1.学校党委会、校长办公会的会务工作由党委（学校）办公室负责；领导班子专题民主生活会的会务工作由党委组织部负责；党委中心组理论学习会的会务工作由党委宣传部负责。

2.全校性会议由党委（学校）办公室负责协调、相关部门配合。其中党员大会、党员代表大会等由党委组织部负责；教学工作大会由教务与实训管理处负责；教职工代表大会由工会负责；全体教职员工大会、全体中层领导干部会议等由党委（学校）办公室负责，学生开学典礼、毕业典礼、学代会、团代会等由学工处和团委负责。

3.各种专题性、业务性会议，由业务主管部门牵头组织，相关部门予以配合。如项目论证评审会、项目研讨会、专项工作检查汇报会、专项工作总结会等；工作步署会、推进会、协调会；报告会、讲座、论坛等。

4.各部门、二级学院内部召开的各种会议，由部门和二级学院自行组织。

5.为解决紧迫问题和突发事件所召开的会议，由主持会议的校领导指定相关部门负责组织，其他部门予以配合。

三、会议召集的基本程序

1.确定会议中心议题

全校性会议议题一般由学校领导或党委会、校长办公会确定；业务会议或者专题会议由业务主管部门根据工作的实际需要提出，报分管学校领导审定。

2.确定会议议程、日程、主持人和与会人员名单

全校性会议议程、日程、主持人和与会校领导名单，由党委（学校）办公室根据会议内容和学校党政主要领导意见进行安排与协调；各种专题、业务会议，除安排分管校领导和必须出席的校领导外，一般不邀请其他校领导参加，各部门出席人数应控制在最低限度，应选派最有代表性的人员出席。

学校主要领导可根据会议内容视情况参加相关会议。

3.履行会议报批手续

(1)部门和二级学院内部会议由部门和二级学院自行决定，无需履行会议报批手续。

(2)由部门组织的全校业务性会议、专题性会议、跨部门的会议、承办的校外会议、需要安排在校外召开的会议，获得分管校领导审批通过后，会议承办部门需在会议召开前一周的周五 12:00 时前，将会议申请通过 CRP系统提交至党委（学校）办公室，党委（学校）办公室在每周五汇总下一周的会议一览表，并通过 CRP系统公布。未纳入一周安排的会议，原则上一般不作临时安排。

(3)报告会、研讨会、讲座、论坛等会议，根据《柳州职业技术学院宣传思想阵地管理办法（试行）》（柳职院党字〔2016〕31号）文件要求，原则上须提前一周申请网上流程，填写《柳州职业技术学院报告会、研讨会、讲座、论坛申请表》，报党委宣传部审批备案后方可举行。

(4)未经批准，任何部门和个人不得以学校名义召开会议，任何校外单位、机构、公司、团体和个人未经批准不得使用校内场所举办各类活动和会议。

4.会议通知

各类会议，由负责组织的职能部门做好会议通知。会议通知应含以下要素：会议名称（会议内容、会议主题）、时间、地点、与会人员、需准备的材料或其它要求。

5.会场布置

会议组织部门负责会场布置，相关部门予以协助。会场布置包括：会标、主席台、会场座次、台卡、音响、多媒体投影、茶水等，具体视会议的规模和重要程度而定(校内会议不再提供茶具及一次性纸杯)。

大型会议、重要会议，会标及主席台领导或来宾座次方案，应提前与党委（学校）办公室沟通。

6.会务工作

大型的重要会议，主办部门必须安排签到，内容重要且需要一段时间斟酌的材料，应提前两天发给会议代表或将电子材料发至参会的相关人员。其它会议材料可在会前发放。

特别重要的会议还应制发会议证件，安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。

7.会议执行

(1)学校党委会或校长办公会决定的事项，由各分管校领导负责组织贯彻落实，党委（学校）办公室负责跟踪落实。

(2)各分管校领导召开业务会议决定的事项，由具体承办部门负责执行；各分管校领导负责调度、指挥、督促检查。

(3)各职能部门召开业务会议决定的事项，由各职能部门负责执行并督促检查。

(4)会议组织部门应根据会议精神，尽快将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿，必要时草拟会议纪要，送党委（学校）办公室按程序制文；重要会议，需将全套会议材料整理后送学校档案馆存档；

四、会议室使用管理规则

本规则所涉及的会议室指学校公共会议室。

1.会议室使用的申请

各部门拟使用公共会议室时，须提前通过CRP系统提交申请，若各部门的预定与学校安排的重要会议发生冲突，应服从学校的整体安排。

2.会议室使用注意事项

(1)使用会议室时，未经会议室归口部门同意，不得将会议室物品携出室外。会议结束后及时归还钥匙。

(2)组织会议部门做好会务准备及服务工作，会前进行卫生清洁，会后负责清理会场，桌椅和物品归于原位，关闭照明、音响、饮水机、空调等电源，关好门窗。会议室使用过程中要爱护室内设备及物品，注意节约，保持清洁。

(3)若在会议室悬挂、张贴标语条幅等，会后应及时拆除，以保持墙面整洁。

五、会议纪律

1.与会人员应按要求出席会议，如因特殊情况不能出席，必须提前向会议组织者或主持人请假，并在获准情况下，安排其他人员出席。

2.出席会议的人员，一般应提前5-10分钟到达会场，不得迟到、早退。会议期间，应关闭移动电话或将其置于振动、静音状态，并不得办理与会议无关的事情。

3.与会者发言必须提前做好准备，紧扣主题，重点突出，内容精炼。

4.凡涉密事项，与会人员必须严格按保密要求办事，妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。

六、本办法由党委（学校）办公室负责解释，由纪检监察室负责监督执行。

七、本办法自发文之日起施行，原《柳州职业技术学院会议管理办法》同时废止。